اولا ماهو تعريف الإدارة / الإدارة هى عملية تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة الموارد البشرية والمادية لتحقيق الأهداف المحددة بفعالية وكفاءة .
ثانيا ما هى مكونات الإدارة :- اولا: التخطيط /يعتبر التخطيط من أهم وظائف الإدارة وأول خطوة نحو تحقيق الأهداف المؤسسية فما هى مكونات التخطيط الرئيسية :- ١. تحديد الأهداف : يتطلب التخطيط تحديد أهداف واضحة ومحددة ليتمكن الفريق من توجيه جهوده نحو تحقيقها تشمل هذه الأهداف نطاقات زمنية مختلفة بداءا من الأهداف قصيرة الأجل وصولا إلى الأهداف الرئيسية بعيده المدى . ٢. تحليل الموارد : يتطلب التخطيط دراسة الموارد المتاحة ، سواء كانت بشرية أو مادية أو مالية ، لضمان استغلالها الأمثل يتعين على المدراء فهم القدرات والامكانيات لضمان تحقيق الأهداف بفعالية . ٣. وضع الخطط البديلة : يشمل التخطيط الناجح تطوير خطط بديلة ( خطط الطوارىء) لمواجهة التحديات المحتملة أو التغيرات غير المتوقعة فى البيئة المحيطة . ٤. تحديد الجداول الزمنية : من الضرورى وضع جداول زمنية دقيقة لكل نشاط أو هدف لضمان التنفيذ فى الوقت المحدد وتحقيق تقدم مرحلى وفقا للخطة . ٥. متابعة التنفيذ. والتقييم : التخطيط ليس فقط وضع استراتيجيات ، بل يشمل أيضا متابعة تنفيذها وتقييم مدى التقدم لتعديل المسار إذا لزم الأمر .
ثانيا : التنظيم : يعتبر التنظيم السليم للمشاريع أحد الأعمدة الرئيسية التى تدعم نجاح اى مشروع ، سواء كان صغيرا أو كبيرا فيما ياللى بعض النقاط الأساسية التى تظهر أهمية التنظيم فى إدارة المشاريع :- ١. تحديد الأهداف والنطاق : يبدأ التنظيم الجيد بتعريف واضح لنطاق المشروع والأهداف التى يجب تحقيقها هذا يضمن أن جميع الأنشطة تتماشى مع الرؤية العامة والأهداف المحددة . ٢. تخصيص الموارد : يجب أن يتم تخصيص الموارد بطريقة تضمن الاستفادة الأمثل من( الوقت , المال ، المهارات ) فالتنظيم الجيد يساعد فى تحديد النواقص فى الموارد وإيجاد الحلول المناسبة لها . ٣. الجدولة الزمنية : انشاء جداول زمنية واقعية مرنة ضرورى لتتبع تقدم المشروع والتأكد من تحقيق الأهداف فى الوقت المحدد . ٤. تقييم ومراقبة الأداء : يجب تقييم أداء المشروع بانتظام للتأكد من أن جميع الأنشطة تسير وفقا للخطة الموضوعة ، التنظيم يساعد فى وضع مؤشرات الأداء الرئيسية التى تستخدم فى التقييم والتقدير الدورى للتقدم .
ثالثا: التوجيه : يعزز التوجيه الفعال من إمكانية نجاح المشروعات فبر توفير الدعم والمشورة اللازمة للفريق ، فيركز التوجيه على تطوير مهارات الفريق وتعزيز قدراتهم لاتخاذ القرارات المناسبة فى مواجهة التحديات ، مما يساهم فى تحسين الأداء العام للمشروع . ( كما يعمل التوجيه على بناء جسور الثقة بين مدير المشروع وأعضاء الفريق ، الأمر الذى يعزز من البيئة التعاونية ويزيد من معدلات الانجاز والإبداع داخل الفريق . : رابعا : الرقابة : تعد الرقابة أساسية لضمان تقدم المشروع وفقا للخطط الموضوعية ومعايير الجودة المحددة ، فيستخدم مديرو المشروعات ادوات مختلفة لمراقبة الأداء وتقييم التقدم مثل ( تحليل القيمة المكتسبة ، ونظم المعلومات الإدارية ) للحصول على رؤى دقيقة حول مدى الانجاز . فهذه العملية تمكن المديرين من اتخاذ قرارات تصحيحية فى الوقت المناسب لتجنب الانحرافات عن الجدول الزمنى أو الميزانية ، كما أنها تساعد فى تحديد المخاطر المحتملة وإدارتها بشكل منظم ، مما يسهم فى تحسين فرص نجاح المشروع. ( تشكل هذه الوظائف الأربعة الأساس الذى تقوم عليه اى ادارة ناجحة ، حيث تساعد فى تحقيق التوازن بين الأهداف والموارد ، وتعزيز الكفاءة التنظيمية ) .